うちのお店の車検証の保管方法は・・・

春の4月~♪車検証が沢山できてくる季節です。バイク屋さんってある意味情報の固まりです。困ったときのバイク屋さん・・・実は買ってもらってから数年後によくある問い合わせがあります。「ボク、車検証無くしたのですが、記録とか残っていないですか?」よくある話です。うちの場合、早い場合10秒で回答がでます(笑)

こんにちは、三重のカワサキのバイク屋、代表の今西です。

4月1日に登録されているバイクに対して税金がかかるので、名義変更や廃車手続き、4月1日以降に伸ばした登録・・・車検証の書類で机の上は書類の山・・・。

最終的にこの車検証などは、バイクお客さんに引き渡す時に、バイクと一緒に書類を渡します。ただこの車検証・・・


バイク乗りのお客さん、よく無くすんです!!!


そりゃ無くしますよね(笑)車検証って使う時って、3年後の車検の時、お巡りさんに捕まった時・・・実際にバイクライフをエンジョイするときにはあまり使用する機会がない書類です。それとか、どうしても車検証って重要なモノなので、別のところに保管している場合が多いんですよね。けどそれがいざという時に紛失・・・。


実際、バイクを販売しているバイク屋さんって意外とコピーにて車検証を残してあるお店が結構あります。けどここが問題・・・。年間車検証ってすごい枚数を取扱います。コピーだけでもすごい枚数。その中で3年前の車検証を探す・・・結構な時間と労力を必要とします。



そこで僕はこんな保管方法で車検証を管理しています。どうやって??それは・・・

ザッ!PDF!


実は登録が完了した段階ですべての車検証をパソコンにPDFデータとして取り込んでいます。ただ、単に取り込んでいるだけじゃなくある意味、ファイル名だけ規則性をつけて登録しています。


例えばボクはファイル名に 「 名前〇〇、機種名、車検証2018年4月 」って

具合にファイル名をつけます。実例だと「今西崇、Ninja1000、車検証2018年4月」って具合に。ちょっとだけ面倒だけど、規則性をつけて保存をバンバンしています。


そうすると・・・

Windowsにはファイル検索機能があるのでここでキーワードとなる、名前や機種名、車検証などを打ち込みます。

そうすると、こんな感じで車検証のPDFが表示されるんですよね。

意外と便利です。システムやパソコンの進化により保存方法など、結構変更があったりしますが、PDFの保存は多分もうしばらく残ると思って・・・こんな仕組みでボクは検索のスピード化をしています。


データベースをPDF化することにより利点として

書類を探す(検索)する速度が格段に早くなる

個人情報に当たる車検証のコピーをパソコンで管理できる

記録としてずっと残しても場所をとらない


実はこんなことをやっています。今すぐに役に立たないデータベースのPDF化。

しかし、数年後かなりの威力を発揮します!!(このブログ誰に向けて書いているんだろ・・・)

バイク屋さんでも、もしよかったら使ってみてくださいな♪きっと楽になります(笑)



カワサキ正規取扱店 株式会社今西マシーンテクノ

〒511-0912 三重県桑名市星川889-1

[定休日]毎週月曜、第2日曜日  [営業時間]10:00~19:00

電話 0594-31-5505 FAX 0594-31-5959

バイクライフをもっと楽しく!

サザンが大好き、ワインも大好き、もちろんバイクも(笑)アニメからミリタリーまで幅広い多趣味です!愛車はNinja1000お店も遊びが中心♪沢山のイベントをしてます!三重県桑名のカワサキ正規取扱店 今西マシーンテクノ社長です。

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